Significant changes to regulations on preventing inappropriate workplace conduct

On 4 August 2026, an amendment to the Polish Labour Code was published, introducing significant changes to the regulations governing mobbing and substantially expanding employers’ obligations to prevent inappropriate conduct in the workplace. The new provisions will enter into force three months after the publication of the Act – on 5 November 2026. At the same time, employers will be granted a six-month transition period to adopt or adjust their internal regulations to comply with the new requirements. This means that obligations related to the implementation of appropriate procedures should be fulfilled no later than 5 May 2027.

1. Obligation to actively prevent workplace mobbing, discrimination and other forms of unequal treatment

The amendment strengthens employers’ obligations to prevent workplace mobbing, discrimination and other forms of unequal treatment. Employers will be required to systematically undertake preventive measures, detect violations, respond appropriately to complaints, implement corrective actions and provide support to individuals affected by inappropriate conduct. The legislator has therefore clearly emphasised that compliance with these obligations cannot be limited to the formal adoption of policies and procedures, but must form part of an actively functioning compliance framework.

2. Obligation to implement new internal workplace regulations

The new provisions require employers with at least 10 employees to establish rules and procedures, including the frequency of related actions, concerning the protection of employees’ dignity and other personal rights, as well as the prevention of breaches of the principle of equal treatment, discrimination and workplace mobbing. These regulations may be adopted either in a separate policy or incorporated into work regulations. Their content will need to be agreed with a trade union organisation or employee representatives. In practice, this means that employers will have to review their existing internal policies and procedures and adapt them to the new statutory requirements, while employers that do not currently have such regulations in place will need to implement them.

3. A new definition of workplace mobbing

The legislator also amends the definition of mobbing. Mobbing will be understood as persistent harassment of an employee, with persistence defined as conduct that is repetitive, recurring or continuous. At the same time, the legislator has expressly stated that isolated incidents, although they may constitute an infringement of an employee’s dignity or other personal rights, will not qualify as mobbing.

The new provisions also introduce a non-exhaustive catalogue of conduct that may constitute mobbing. This includes, among other things, humiliation, intimidation, unjustified criticism, obstructing the performance of work and isolating an employee. At the same time, it is expressly confirmed that a justified assessment of work performance or the enforcement of employee duties should not be regarded as mobbing.

The amendment further strengthens protection against discrimination by introducing the concepts of discrimination by assumptions and discrimination by association into the Polish Labour Code.

4. Enhanced employee protection

Employees will be entitled to seek both damages and compensation for breaches of the principle of equal treatment. In cases involving repeated breaches, the minimum amount of compensation has been set at three times the statutory minimum wage.

The new provisions will also facilitate the enforcement of employee claims. Once an employee substantiates a breach of the principle of equal treatment, the burden of proof will shift to the employer, who will be required to demonstrate that no such breach occurred. In addition, a court will not be permitted to dismiss a claim solely because the employee incorrectly identified the legal basis of the claim, provided that the established facts support granting relief on another legal basis.

The changes also affect claims related to mobbing. An employee will be entitled to seek compensation in an amount not lower than six times the statutory minimum wage or to claim damages. At the same time, employers will be entitled to seek reimbursement from the person responsible for the mobbing for amounts paid to the employee, to the extent corresponding to that person’s degree of fault.

5. What do these changes mean for employers?

The new legislation will require action from all employers, regardless of the size of their organisation. Every employer will be obliged to take active measures to prevent workplace mobbing, discrimination and other violations of employees’ dignity. Employers with at least 10 employees will additionally be required to regulate these matters appropriately in their internal documentation.

Given the new obligations and the strengthened position of employees in employment disputes, employers should already begin reviewing their existing policies, whistleblowing and reporting channels, as well as the procedures governing internal investigations. For many organisations, the coming months will provide an opportunity to streamline and align their compliance frameworks with the new requirements of Polish employment law.

Istotne zmiany w przepisach dotyczących przeciwdziałania niepożądanym zachowaniom w miejscu pracy

W dniu 4 sierpnia 2026 r. opublikowano ustawę nowelizującą Kodeks pracy, która w istotny sposób zmienia regulacje dotyczące mobbingu oraz znacząco rozszerza obowiązki pracodawców w zakresie przeciwdziałania niepożądanym zachowaniom w miejscu pracy. Nowe przepisy wejdą w życie po upływie trzech miesięcy od dnia ogłoszenia ustawy, tj. w dniu 5 listopada 2026 r. Jednocześnie pracodawcy otrzymają sześciomiesięczny okres na dostosowanie lub przyjęcie wewnętrznych regulacji do nowych wymogów. Oznacza to, że obowiązki związane z wdrożeniem odpowiednich procedur powinny zostać wykonane najpóźniej do 5 maja 2027 r.

1. Obowiązek aktywnego przeciwdziałania mobbingowi, dyskryminacji oraz innym przejawom nierównego traktowania

Nowelizacja wzmacnia obowiązki pracodawców w zakresie przeciwdziałania mobbingowi, dyskryminacji oraz innym przejawom nierównego traktowania. Pracodawcy będą zobowiązani do systematycznego podejmowania działań prewencyjnych, wykrywania naruszeń, właściwego reagowania na zgłoszenia, wdrażania działań naprawczych oraz zapewniania wsparcia osobom dotkniętym niepożądanymi zachowaniami. Tym samym ustawodawca wyraźnie podkreśla, że realizacja tych obowiązków nie może ograniczać się wyłącznie do formalnego przyjęcia procedur, lecz powinna stanowić element aktywnie funkcjonującego systemu compliance.

2. Obowiązek wdrożenia nowych regulacji wewnątrzzakładowych

Nowe przepisy nakładają na pracodawców zatrudniających co najmniej 10 pracowników obowiązek określenia zasad i procedur, w tym częstotliwości działań dotyczących przeciwdziałania naruszaniu godności i innych dóbr osobistych pracowników, przeciwdziałania naruszeniom zasady równego traktowania, dyskryminacji oraz mobbingowi. Regulacje te będą mogły zostać przyjęte w odrębnym regulaminie lub w regulaminie pracy, a ich treść będzie wymagała uzgodnienia ze związkiem zawodowym albo przedstawicielami pracowników. W praktyce oznacza to konieczność przeglądu obowiązujących polityk i procedur wewnętrznych oraz ich dostosowania do nowych wymogów ustawowych, a w przypadku pracodawców, którzy dotychczas nie posiadali takich regulacji, ich wdrożenia.

3. Nowa definicja mobbingu

Ustawodawca zmienia również definicję mobbingu. Za mobbing będą uznawane zachowania polegające na uporczywym nękaniu pracownika, przy czym uporczywość ma oznaczać zachowania powtarzalne, nawracające lub stałe. Jednocześnie ustawodawca wyraźnie wskazał, że zachowania incydentalne, choć mogą stanowić naruszenie dóbr osobistych pracownika, nie będą kwalifikowane jako mobbing.

Przepisy zawierają także przykładowy katalog zachowań mogących stanowić mobbing. Wskazano w nim m.in. upokarzanie, zastraszanie, nieuzasadnioną krytykę, utrudnianie wykonywania pracy czy izolowanie pracownika. Jednocześnie podkreślono, że uzasadniona ocena pracy lub egzekwowanie obowiązków pracowniczych nie powinny być traktowane jako mobbing. Nowelizacja rozszerza ochronę pracowników przed dyskryminacją poprzez wprowadzenie do Kodeksu pracy pojęć dyskryminacji przez założenie oraz dyskryminacji przez skojarzenie.

4. Szersza ochrona pracowników

Pracownicy będą mogli dochodzić zarówno odszkodowania, jak i zadośćuczynienia za naruszenie zasady równego traktowania. W przypadku wielokrotnego naruszenia minimalna wysokość zadośćuczynienia została określona na poziomie trzykrotności minimalnego wynagrodzenia za pracę.

Przepisy ułatwią także dochodzenie roszczeń. Po uprawdopodobnieniu przez pracownika naruszenia zasady równego traktowania to na pracodawcy będzie spoczywał obowiązek wykazania, że do naruszenia nie doszło. Dodatkowo sąd nie będzie mógł oddalić powództwa wyłącznie dlatego, że pracownik błędnie wskazał podstawę prawną swojego roszczenia, jeżeli ustalony stan faktyczny uzasadnia jego uwzględnienie na innej podstawie.

Zmiany obejmują również roszczenia związane z mobbingiem. Pracownik będzie mógł dochodzić zadośćuczynienia w kwocie nie niższej niż sześciokrotność minimalnego wynagrodzenia za pracę albo odszkodowania. Jednocześnie pracodawca uzyska możliwość dochodzenia od sprawcy zwrotu wypłaconych świadczeń w zakresie odpowiadającym stopniowi jego winy.

5. Co oznaczają zmiany dla pracodawców?

Nowe przepisy będą wymagały działań od wszystkich pracodawców, niezależnie od wielkości organizacji. Każdy pracodawca będzie zobowiązany do aktywnego przeciwdziałania mobbingowi, dyskryminacji i innym naruszeniom godności pracowników, a podmioty zatrudniające co najmniej 10 osób dodatkowo będą musiały odpowiednio uregulować te kwestie w dokumentach wewnętrznych.

Biorąc pod uwagę nowe obowiązki oraz wzmocnienie pozycji pracowników w sporach sądowych, warto już teraz rozpocząć przegląd obowiązujących procedur, kanałów zgłaszania nieprawidłowości i zasad prowadzenia postępowań wyjaśniających. Dla wielu organizacji nadchodzące miesiące będą okazją do uporządkowania i dostosowania systemów compliance do nowych wymogów prawa pracy.