Vergabe-Bekanntmachungen via eForms

Neue elektronische Formulare für Bekanntmachungen im Amtsblatt der Europäischen Union ersetzen ab 25.10.2023 die alten Standardformulare

Das Wichtigste in Kürze:

In wenigen Tagen sollen die neuen eForms die bisherigen Standardformulare für EU-weite Bekanntmachungen im Oberschwellenbereich ersetzen. Ab 25.10.2023 sind unionsweite Bekanntmachungen im TED (Supplement zum Amtsblatt der Europäischen Union) verpflichtend im Wege von eForms vorzunehmen. Gerüchten zufolge soll die Frist zur technischen Umsetzung doch noch erstreckt werden; laut aktuellem (offiziellen) Stand ist die Verwendung der bisherigen Standardformulare aber ab 25.10.2023 nicht mehr zulässig.

Auftraggeber im Oberschwellenbereich betroffen: Betroffen von der neuen Bekanntmachungsform sind nur EU‑weite Bekanntmachungen bzw Bekanntmachungen von Verfahren im Oberschwellenbereich. Vergabeverfahren im Unterschwellenbereich sind nicht von der Verordnung erfasst (nationale Bekanntmachungen können technisch wie bisher erfolgen).

Was sind eForms? Die Grundlage für eForms hat die europäische Kommission bereits im Jahr 2019 mit der Durchführungsverordnung (EU) 2019/1780 geschaffen. Bei eForms handelt es sich um elektronische Formulare (XML-basiert), die sich von den derzeitigen Standardformularen dadurch unterscheiden, dass die in einem eForm erfassten Daten unmittelbar in eine digitale Maske eingegeben und anschließend von einer Software verarbeitet werden können. Die Verwendung von eForms und die darauffolgende automatisierte Datenverarbeitung sollen – so die Intention der Kommission – Qualität und Analyse der erfassten Daten erheblich steigern, Bekanntmachungen leichter auffindbar und Vergabeverfahren in Summe transparenter machen. Insgesamt werden sechs eForms zur Verfügung stehen, mit welchen die vergaberechtlich relevanten Bekanntmachungen, Bekanntgaben usw nunmehr abgebildet werden (“Planung“, “Wettbewerb“, “Voranmeldung – freihändige Vergabe“, “Ergebnis“, “Auftragsänderung” und “Änderung“).

Wie ist der Stand der Umsetzung? Die bekannten Vergabeplattformanbieter (ANKÖ, VEMAP usw) arbeiten unseren Informationen zufolge alle bereits intensiv an der Umsetzung bzw der Implementierung der eForms in ihren jeweiligen Lösungen. Am Markt hört man – wie schon angedeutet – aus verschiedenen Quellen, dass der von der Kommission vorgesehene Umsetzungszeitraum europaweit doch zu ambitioniert gewählt wurde. Eine mögliche Verschiebung des Starts der eForms wurde daher von mehreren Stellen angedeutet; eine offizielle Kommunikation gibt es dazu aber noch nicht (was vor allem deshalb problematisch ist, als eine nicht per eForms vorgenommene Bekanntmachung wohl als nichtig anzusehen ist). Als Notlösung könnte eine Bekanntmachung direkt über die TED-eNotices-Plattform (die allerdings aktuell hinsichtlich der neuen Fassung nur als “Preview” verfügbar ist) in Betracht kommen. Offen ist auch, wie mit laufenden Verfahren umzugehen ist, die noch über die alten Standardformulare bekanntgemacht wurden. Die Verordnung der Kommission legt zwar nahe, dass ab 25.10.2023 ausschließlich eForms zu verwenden sind (also laufende Verfahren in irgendeiner Form “umzustellen” wären); inoffiziell wurden aber auch gegenteilige Standpunkte bzw die Hoffnung auf einen gewissen “Pragmatismus”, insbesondere der Nachprüfungsbehörden, geäußert (rein technisch sollen die Standardformulare weiter nutzbar sein). Weiters wurde ein Rundschreiben des Justizministeriums zum aktuellen Stand der Umsetzung noch vor 25.10.2023 angekündigt; bisher gibt es aber auch dazu keine Neuigkeiten.

Wir halten Sie jedenfalls am Laufenden – im Zweifel sollte aber mit einer Implementierung der neuen eForms ab 25.10.2023 gerechnet bzw etwas mehr Zeit für sonst routinemäßig ablaufende Bekanntmachungen eingeplant werden (auch wenn die technischen Änderungen “im Hintergrund” für die Nutzer von Vergabeplattformen eher überschaubar sein sollten).