Employment Brief: Poland introduces new rules on CBAs and collective arrangements: what employers need to know

This Employment Brief is also available in Polish.

On 13 December 2025, the provisions of the Act of 5 November 2025 on collective bargaining agreements (CBAs) and collective arrangements came into force in Poland, introducing the National Register of Collective Bargaining Agreements (KEUZP). This teleinformatics system will serve as the central registry for CBAs and selected collective agreements. Proper registration of a CBA in KEUZP will be a condition for it to be considered valid. Failure to register may lead to a fine or a restriction of liberty.

Transitional period

KEUZP will become operational in about two years. Until then, the following simplified procedure will apply:

• Employers must submit CBAs or collective arrangements electronically to the Minister of Labour.
• The submission must include a qualified electronic signature or trusted profile and a digital copy of the document.

Existing CBAs and collective arrangements remain valid, but once KEUZP is launched, employers will have 12 months to register them.

What must be registered?

The registration obligation covers not only CBAs but also collective arrangements, such as (if concluded with trade unions):

• an agreement on suspending the application of labor law provisions or applying less favorable employment conditions;
• an agreement on the rules for performing remote work;
• an agreement on group redundancies; and
• an agreement concerning employment conditions in the event of a transfer of a workplace or part thereof.

Collective arrangements concerning pay conditions must also be registered in KEUZP even if they do not directly arise from statutory provisions – provided they are concluded by a trade union, at least two employers or by an employers’ organisation.

Obligation to negotiate and mediation

The new regulations introduce an obligation for the employer to enter into negotiations if a trade union requests the start of talks. Refusal to negotiate or failure to provide required information may led to a fine or a restriction of liberty. The parties may also decide to involve a mediator to help reach an agreement on the content of the arrangement.

Broader scope and judicial review

Collective Bargaining Agreements may cover not only employees under employment contracts but also individuals performing paid work under civil-law contracts, as well as retirees and pensioners. The Act provides an open catalogue of matters that may be included in a CBA, such as:

• working time and leave;
• remuneration rules (excluding persons managing the workplace);
• work organisation, OHS issues and anti-mobbing measures; and
• the functioning of the company social benefits fund and actions supporting work-life balance.

Additionally, the Act allows for judicial review of CBAs to ensure compliance with labour law and the procedures for their conclusion.

Nowe zasady dotyczące układów zbiorowych i porozumień zbiorowych: co muszą wiedzieć pracodawcy

13 grudnia 2025 r. w Polsce weszły w życie przepisy ustawy z dnia 5 listopada 2025 roku o układach zbiorowych pracy i porozumieniach zbiorowych, wprowadzające Krajową Ewidencję Układów Zbiorowych Pracy (KEUZP). Jest to system teleinformatyczny, który stanie się centralnym rejestrem dla układów zbiorowych pracy oraz porozumień zbiorowych. Prawidłowe zgłoszenie układu zbiorowego pracy do KEUZP będzie warunkiem jego obowiązywania, a brak rejestracji może skutkować grzywną lub karą ograniczenia wolności.

Okres przejściowy

System KEUZP zacznie działać za około dwa lata. Do tego czasu obowiązuje uproszczona procedura, która polega na tym, że:

• pracodawca przesyła układ zbiorowy lub porozumienie zbiorowe w formie elektronicznej do ministra właściwego ds. pracy, oraz
• zgłoszenie to musi być opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub podpisem zaufanym i zawierać cyfrowe odwzorowanie przesyłanego dokumentu.

Obecnie zawarte układy zbiorowe i porozumienia zbiorowe pozostają w mocy, ale po uruchomieniu KEUZP pracodawcy będą mieli 12 miesięcy na ich zgłoszenie.

Co podlega rejestracji?

Obowiązek rejestracji obejmuje nie tylko układy zbiorowe pracy, ale także porozumienia zbiorowe, w tym m.in. (jeśli są zawarte ze związkami zawodowymi):

• porozumienie o zawieszeniu stosowania przepisów prawa pracy lub stosowaniu mniej korzystnych warunków zatrudnienia,
• porozumienie o zasadach wykonywania pracy zdalnej,
• porozumienie w sprawie grupowego zwolnienia,
• porozumienie dotyczące warunków zatrudnia w przypadku przejścia zakładu pracy lub jego części.

Rejestracji w KEUZP podlegają również porozumienia zbiorowe dotyczące warunków płacy – nawet jeśli nie wynikają bezpośrednio z przepisów ustawowych – pod warunkiem, że zostały zawarte przez organizację związkową lub co najmniej dwóch pracodawców albo organizację pracodawców.

Obowiązek rokowań i mediacja
Nowe przepisy wprowadzają obowiązek podjęcia rokowań przez pracodawcę, jeśli związek zawodowy zgłosi żądanie rozpoczęcia negocjacji. Odmowa rokowań lub nieprzekazanie wymaganych informacji może skutkować grzywną lub karą ograniczenia wolności. Strony mogą również zdecydować o udziale mediatora, który pomoże w osiągnięciu porozumienia co do treści układu.

Szerszy zakres i kontrola sądowa

Układy zbiorowe mogą obejmować nie tylko pracowników zatrudnionych na podstawie umowy o pracę, ale także osoby wykonujące pracę zarobkową na podstawie umów cywilnoprawnych, a nawet emerytów i rencistów. Ustawa przewiduje otwarty katalog spraw, które mogą być objęte układem, w tym:

• czas pracy i urlopy,
• zasady wynagradzania (z wyłączeniem osób zarządzających zakładem pracy),
• organizację pracy, kwestie BHP, przeciwdziałanie mobbingowi,
• funkcjonowanie ZFŚS oraz działania wspierające równowagę między życiem zawodowym a prywatnym.

Dodatkowo przewidziano możliwość sądowej kontroli zgodności układu zbiorowego z przepisami prawa pracy oraz procedurami jego zawarcia.