Employment Brief: Changes in PESEL procedure: personal appearance will be mandatory for specific group of foreigners

From 1 January 2026, certain groups of foreigners will be required to appear in person at a municipal office to obtain a PESEL number. For these groups, this change replaces the current, more flexible procedure that allowed applications by post or through a proxy. Foreign board members of Polish companies will be among those most affected, as they will need to travel to Poland to complete the process.

The obligation applies to individuals who are not:

• citizens of EU Member States;
• citizens of EFTA countries – parties to the Agreement on the European Economic Area;
• citizens of the Swiss Confederation or their family members; or
• citizens of the United Kingdom of Great Britain and Northern Ireland or their family members (as defined in the Withdrawal Agreement).

Children born in Poland are exempt.

A PESEL number is essential for many administrative and corporate processes, including filing financial statements, transfer pricing reporting, submitting withholding tax statements or other tax declarations and obtaining a trusted profile (which is a secure electronic identity used to access e-government services and sign specific documents online in Poland). Although not formally mandatory, its absence makes fulfilling these obligations difficult.

Previously, applications could be submitted by post or through a proxy. From 2026, affected foreigners must appear in person, creating additional costs and logistical challenges for companies organising visits for foreign board members. For other foreigners who are not affected, these regulations remain unchanged.

In November 2025, the Ministry of Digital Affairs announced further amendments, including introducing a legal basis to restrict assigning a PESEL number to foreigners who cite the need to confirm a trusted profile as their sole reason for obtaining a PESEL number.

Zmiany w procedurze nadawania numeru PESEL: obowiązek osobistego stawiennictwa dla określonych grup cudzoziemców

Od 1 stycznia 2026 r. niektóre grupy cudzoziemców będą zobowiązane do osobistego stawienia się w urzędzie gminy w celu uzyskania numeru PESEL. W przypadku tych osób zmiana ta zastępuje dotychczasową, bardziej elastyczną procedurę, która umożliwiała składanie wniosków pocztą lub przez pełnomocnika. Wśród najbardziej dotkniętych będą zagraniczni członkowie zarządów polskich spółek, którzy będą musieli przyjechać do Polski, aby dopełnić formalności.

Obowiązek dotyczy osób, które nie są:

• obywatelami państw członkowskich UE;
• obywatelami państw EFTA – stron Umowy o Europejskim Obszarze Gospodarczym;
• obywatelami Konfederacji Szwajcarskiej lub członkami ich rodzin; ani
• obywatelami Zjednoczonego Królestwa Wielkiej Brytanii i Irlandii Północnej lub członkami ich rodzin (zgodnie z Umową o wystąpieniu).

Dzieci urodzone w Polsce są zwolnione z obowiązku.

Numer PESEL jest niezbędny w wielu procesach administracyjnych i korporacyjnych, w tym do składania sprawozdań finansowych, raportowania cen transferowych, składania deklaracji podatku u źródła lub innych deklaracji podatkowych, a także do uzyskania profilu zaufanego. Choć formalnie nie jest obowiązkowy, jego brak znacznie utrudnia realizację tych obowiązków.

Dotychczas wnioski można było składać pocztą lub przez pełnomocnika. Od 2026 r. cudzoziemcy objęci nowymi zasadami będą musieli stawić się osobiście, co generuje dodatkowe koszty i wyzwania logistyczne dla firm organizujących wizyty zagranicznych członków zarządów. W przypadku innych cudzoziemców, których zmiany nie dotyczą, obowiązujące przepisy pozostają bez zmian.

W listopadzie 2025 r. Ministerstwo Cyfryzacji ogłosiło kolejne zmiany, w tym wprowadzenie podstawy prawnej do ograniczenia nadawania numeru PESEL cudzoziemcom, którzy jako jedyny powód wskazują potrzebę potwierdzenia profilu zaufanego.